Świadomy wybór

Świadomość korzyści i zagrożeń związanych z posiadaniem lub brakiem systemu whistleblowingowego powinna kształtować postawy osób decyzyjnych i wpływać na wybór drogi jaką podąży organizacja w tym zakresie. Na jakie elementy systemu należy więc zwrócić szczególną uwagę, by przynosił on korzyści, a nie generował lub intensyfikował różnego rodzaju zagrożenia?

1.   Kanał POUFNY czy ANONIMOWY?
To jeden z kluczowych wyborów. Kanały poufne, w których sygnaliści muszą ujawniać swoje dane mogą zniechęcać do zgłaszania nieprawidłowości, co zwiększa obszar niewiedzy w zakresie potencjalnych zagrożeń lub naruszeń. Z drugiej zaś strony, kanały poufne minimalizują ryzyko zgłoszeń nieprawdziwych. Kanały anonimowe budzą natomiast większe zaufanie wśród potencjalnych sygnalistów, którzy pozostają nieznani dla organizacji. Jednak dla części organizacji minusem takich kanałów jest ryzyko większej liczby zgłoszeń oraz ryzyko zgłoszeń nieprawdziwych.

2.   Sposób zarządzania informacją.
Żeby właściwie wdrożyć i utrzymać skuteczny i bezpieczny system należy wziąć pod uwagę procesy, którym poddawana jest informacja ze zgłoszeń, w tym w szczególności: pozyskiwanie, rejestrowanie, przechowywanie, analizowanie, dystrybucja, generowanie, archiwizowanie, usuwanie. Już sam wybór kanału zgłoszeniowego będzie często determinował dalszy sposób przetwarzania informacji.
Biorąc pod uwagę wrażliwość informacji zawartych w zgłoszeniach, bardzo ważne jest ich BEZPIECZEŃSTWO rozumiane jako zapewnienie poufności, dostępności, integralności i rozliczalności informacji. Oprócz bezpieczeństwa informacji należy również zadbać o EFEKTYWNOŚĆ jej przetwarzania co będzie miało istotny wpływ m.in. na szybkość i skuteczność procesów decyzyjnych. Organizacja powinna zapewnić efektywne analizowanie i dystrybuowanie informacji między użytkownikami systemu.

3.   Edukacja i komunikacja.
NAWET NAJLEPSZE KANAŁY I PROCEDURY ZGŁOSZENIOWE NIE SPEŁNIĄ SWOJEJ ROLI W SYSTEMIE, W KTÓRYM FUNKCJONUJĄ NIEŚWIADOMI UCZESTNICY. Skuteczne działania informacyjne muszą zatem uwzględnić specyfikę zasobów ludzkich organizacji, która będzie determinowała formę i zakres przekazu. Tak samo przedsięwzięcia edukacyjne powinny opierać się na ukierunkowanym, przemyślanym i angażującym przekazie. Podnoszenie świadomości pracowników m.in. minimalizuje ryzyko występowania zgłoszeń zewnętrznych i nieprawdziwych oraz wpływa na jakość przekazywanych przez sygnalistów zgłoszeń, co przekłada się na skuteczność działań następczych.

4.   Rola kierownictwa.
To na barkach kierownictwa spoczywa ewentualny sukces lub porażka systemu. To właśnie osoby zarządzające organizacją ustanawiają formę i zakres działania systemu, zapewniają niezbędne zasoby kadrowe, techniczne i finansowe oraz podejmują kluczowe decyzje w toku i na koniec procesu wyjaśniania zgłoszeń. Kadra kierownicza musi zdawać sobie sprawę ze swojej roli w całym procesie zarządzania zgłoszeniami oraz ochrony sygnalistów.

Rafał Hryniewicz