Do pewnego czasu… nigdy NIE jest za późno na wprowadzanie systemu zgłoszeń dla SYGNALISTÓW

Pytań i emocji jest coraz więcej w związku ze zbliżającą się implementacją Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii i projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli popularnie tzw. “sygnalistach”. Do propozycji ustawy jest sporo uwag, ale atmosfera wśród podmiotów zobowiązanych jest mówiąc delikatnie niezbyt pozytywnie nastrajająca. Najczęściej zadawane pytania to:
–  W jakiej formie mamy budować kanał do komunikacji z sygnalistami?
–  Czy powinniśmy kupić aplikację dedykowaną a może próbować tworzyć kanał na bazie istniejącej infrastruktury IT ?
– Czy zwykły adres e-mail wystarczy?
– Czy skrzynka na listy i przyjmowanie zgłoszeń drogą papierową to rozwiązanie akceptowalne?
– Jak do tego wszystkiego stworzyć procedury czy instrukcje?
– Czy mamy szkolić pracowników jeżeli tak to których i jak? 
– Czy trzeba taki projekt komunikować a jeżeli tak to wewnętrznie, czy do partnerów może też?

Nie ma jednolitej uniwersalnej recepty jak to zrobić. Z praktycznego punktu widzenia są jednak zasady, które jeśli będą przestrzegane można spodziewać się sukcesu wdrażanego projektu. Ramy przepisów są tak naprawdę pewnym stałym punktem odniesienia na podstawie którego powinniśmy projektować rozwiązanie najlepiej dopasowane do naszej organizacji. NAJWAŻNIEJSZE jednak jest zrozumienie, że system zgłaszania budowany jest dla ludzi i ma być SKUTECZNY. Jeśli chcemy żeby z niego korzystano muszą być spełnione określone warunki:
– Wybieramy rozwiązanie adekwatne do rozmiaru organizacji oraz możliwości budżetowych.
– Kanał zgłaszania dla sygnalistów musi być przejrzysty, a potencjalny sygnalista musi wiedzieć jak z niego skorzystać.
–  Sygnaliści chcący pozostać anonimowi muszą mieć techniczną możliwość składania zgłoszenia w takim trybie.
– Organizacja musi być przygotowana do sprawnego zarządzania zgłoszeniami.
– Projekt musi być we właściwy sposób zakomunikowany.
– Pracownicy muszą przejść szkolenie, które jest elementem budowania świadomości.
– Organizacja musi być przygotowana do utrzymania i monitorowania działającego kanału.
– Wprowadzenie zrozumiałych procedur w zakresie zgłaszania nieprawidłowości jest konieczne.
– Zaangażowanie kierownictwa jest fundamentalnym elementem.

To aż tyle i tylko tyle – jak się okazuje wcale nie tak dużo. Jeśli będziemy się skupiać na tym co zrobić, żeby było najtaniej. Jak podejść do problemu żeby się jak najmniej zaangażować. Będziemy stosować rozwiązania pozorne to nasze działania okażą się NIEskuteczne. Warto więc jeszcze, kiedy jest chwila czasu przed ostatnim dzwonkiem, odpowiedzieć sobie na pytanie jak podejść do tematu. CZY potrzebne nam kompetencje mamy w naszej organizacji czy musimy je pozyskać? JAKI powinniśmy zarezerwować budżet na realizacje tego projektu ? KTO w naszej organizacji i JAK będzie zarządzał zgłoszeniami ? JAK zadbamy o bezpieczeństwo sygnalistów ?

Michał Lorenc