Czy zgłoszenie od sygnalisty może wywołać kryzys w organizacji?

Dotychczas nie ma implementacji do polskiego porządku prawnego wymogów dyrektywy unijnej dotyczącej ochrony sygnalistów. Ciągle trwa dyskusja, która powoduje coraz większe zainteresowanie tym tematem. Podaje się coraz więcej informacji, danych, historii konkretnych przykładów zgłoszeń w sprawach opisywanych w mediach krajowych i zagranicznych. Dyskutujemy o tym jak powinien wyglądać system do zgłaszania nieprawidłowości, jak chronić sygnalistów, jakie incydenty powinny być zgłaszane. Trochę ciszej niestety mówi się o tym w jaki sposób profesjonalnie powinno się takimi zgłoszeniami zarządzać.

Eskalacja tematu sygnalistów powoduje to, że bez względu na przepisy ilość zgłoszeń będzie się zwiększać. W końcu zgłoszenie dotrze do właściwego miejsca w organizacji i trzeba będzie nim zarządzić. Doświadczenie w zarządzaniu zgłoszeniami od sygnalistów pokazuje, że często przyjęcie konkretnej informacji wywołuje potrzebę zarządzania kryzysowego. Zgłoszenie może bowiem informować o incydencie, który rodzi ryzyko strat finansowych, prawnych, wizerunkowych. Jak to rozumieć w praktyce? Zgłoszenie może dotyczyć możliwości popełnienia przestępstwa w firmie i trzeba będzie błyskawicznie dokonać klasyfikacji prawnej, oceny ryzyka, wszcząć i poprowadzić śledztwo wewnętrzne, podejmować szereg właściwych decyzji, właściwie chronić dane osobowe w tym może wrażliwe. Zgłoszenie sygnalisty może skutkować potrzebą zarządzenia działaniem organów ścigania lub kontroli na terenie firmy takich jak: Policja, ABW, KAS, UOKiK, UODO, WIOŚ itd. Zgłoszenie sygnalisty może wywołać np.  kryzys wizerunkowy i potrzebę natychmiastowego zarządzania relacjami z mediami.

W zgłoszeniach od sygnalistów mogą znaleźć się informacje wymagające błyskawicznej reakcji w oparciu o wcześniej przygotowane scenariusze, zdefiniowane zasoby wewnętrzne w firmie, zdefiniowane zasoby zewnętrzne mogące być potrzebne w procesie zarzadzania. Myśląc o bezpiecznej przyszłości należy odpowiedzieć sobie na pytanie jak organizacja jest przygotowana do zarządzania zgłoszeniami. Powiedzenie, że jakoś damy sobie radę i będziemy reagować na bieżąco sugeruje porażkę i kłopoty. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć jakie zgłoszenia będą do nas docierać. Możemy jednak zdefiniować prawdopodobne typy zgłoszeń, które mogą wywołać konkretne potrzeby w zakresie określonych osób w organizacji, zasobów wewnętrznych, zewnętrznych. Sprawdzenie organizacji w aspekcie faktycznej zdolności do zarządzania zgłaszanymi incydentami jest podstawowym krokiem na drodze do bezpieczeństwa procesu biznesowego.

Właściwe przygotowanie organizacji do zarządzania zgłoszeniami od sygnalistów jest tak samo ważne jak sam system do zgłaszania oraz ochrona sygnalistów. Czy zgłoszenie od sygnalisty może wywołać kryzys? Może wywołać i za którymś razem na pewno wywoła. Pytanie czy na ten kryzys będziemy przygotowani czy będziemy improwizować? 

Autor: Michał Lorenc