Normy ISO a budowanie systemów zarządzania zgodnością

Normy ISO mogą pomóc w budowaniu systemów zarządzania zgodnością. Przy spełnieniu jednak pewnych warunków.

Obecnie do wyboru mamy kilka standardów ISO, których celem jest:
– wspieranie kultury zgodności – ISO 37301;
– zapobieganie, wykrywanie i reagowanie na przypadki i podejrzenia korupcji – ISO 37001;
– ustanawianie, wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenia systemu zarządzania informacjami o nieprawidłowościach – ISO 37002.
Każda organizacja, duży koncern, spółka skarbu państwa, instytucja publiczna i organizacja non-profit, może skutecznie wdrożyć zarówno system compliance, system antykorupcyjny czy system whistleblowing.

O czym jednak należy pamiętać?

Systemy ISO są wprawdzie dla każdej organizacji, ale nie „dla każdego”. Przygotowanie, wdrożenie i utrzymanie wymaga spełnienia pewnych warunków, które w dużej mierze decydują o efekcie końcowym.

Po pierwsze należy zwrócić uwagę kto będzie wdrażał i utrzymywał system. Systemy te muszą mieć odniesienie do regulacji prawnych, konieczna jest więc znajomość otoczenia prawnego i obowiązków. Z drugiej strony sama wiedza prawnicza nie wystarczy – trzeba zrozumieć wymogi ISO i umieć je zastosować w praktyce. Ponadto niezbędna jest wiedza o organizacji, w której system zarządzania będzie wdrażany. Najlepiej więc, gdy osoby zaangażowane mają już odpowiednie doświadczenie i wiedzę.

Częstym błędem jest zastosowanie rozwiązań nieproporcjonalnych do organizacji, np. zbyt rozbudowanych lub niedostosowanych do specyfiki podmiotu. Tu zasada jest prosta – „po pierwsze nie zaszkodzić”. Wdrożenie i utrzymanie systemu powinno być zgodne z zasadami dobrego zarządzania. Chodzi tu m.in. o proporcjonalność zastosowanych środków, wykorzystanie możliwości i dostępności zasobów oraz przejrzystość wprowadzonych rozwiązań.

Poważną natomiast przeszkodą, która utrudniać będzie utrzymanie systemu zarządzania jest nieświadome kierownictwo.
Kierownictwo, które nie uczestniczy w ocenach okresowych i nie przejawia wiodącej roli w utrzymaniu systemu zarządzania oraz nie reaguje na występujące nieprawidłowości może skutecznie zniweczyć utrzymanie systemu ISO. Zniechęci innych.

Funkcjonowanie i utrzymanie systemu zarządzania może zniweczyć także jego doskonalenie „na papierze”, czyli ograniczenie się do odnotowywania niezgodności problemów bez odpowiednich reakcji – faktycznych działań naprawczych.

Systemy zarządzania są więc dla wszystkich organizacji i na pewno można przygotować się do ich wdrożenia i utrzymania. Tu pomocne mogą być różnego rodzaju szkolenia (najlepiej oferowane przez znane podmioty mające doświadczenie we wdrażaniu bądź auditowaniu systemów) oraz doradcy, którzy wdrażają, auditują lub pomagają w utrzymaniu systemów zarządzania.

Krzysztof Krak